Proyecto - Explicación y definición de proyecto

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es una combinación temporal de una serie limitada de recursos humanos y materiales coordinados y dirigidos bajo una organización, empresa o individuo los cuales realizan una serie de actividades interrelacionadas y secuenciadas en el tiempo con la finalidad de alcanzar un objetivo que satisfaga alguna necesidad determinada.

Un proyecto es por ejemplo el diseño y construcción de cualquier obra civil como un puente, una autopista, un edificio o un aeropuerto, un proyecto también es el conjunto de actividades que engloba la fabricación de cualquier producto o bien como el diseño y fabricación de un determinado modelo de un coche, electrodoméstico, dispositivo electrónico… así mismo también consideramos un proyecto la concepción y desarrollo de un servicio como puede ser el transporte y abastecimiento logístico de un conjunto de productos y alimentos que se comercializan en un supermercado. En cada uno de estos ejemplos podemos observar como un conjunto de personas y medios materiales se reúnen con el objetivo de construir, fabricar o aportar un servicio determinado.

A lo largo de la historia se han congregado esfuerzos y recursos de cientos de personas para el desarrollo de diferentes proyectos que han promovido un cambio tecnológico o un avance científico en alguna materia específica, ejemplos como el proyecto Apolo 11 gracias al cual el hombre piso la luna por primera vez, el proyecto ARPANET que permitió el desarrollo de las primeras redes de comunicación entre ordenadores siendo el origen del actual Internet, el proyecto genoma humano por el cual investigadores de todo el mundo han descifrado los códigos internos que conforma nuestro ADN el cual nos permitirá diagnosticar, prevenir y curar multitud de enfermedades incluso antes de que se desarrollen en nuestro organismo.

El desarrollo de un proyecto está condicionado por múltiples factores que pueden impactar en el plazo y consecución, factores como los recursos humanos, técnicos, económicos, ambientales o legislativos, cada uno de estos factores han de tenerse en cuenta al inicio de un proyecto en aras de verificar su viabilidad así como planificar el correcto desarrollo del mismo. Por ejemplo el proyecto de desarrollo de un portal que comunique nuestro planeta Tierra con otros mundos habitables es un proyecto inviable dado la falta de conocimientos técnicos que permitan el desarrollo de dicho portal, por otro lado la legislación vigente en ciertos países sobre el uso de pinturas al disolvente hacen inviable un proyecto de reparación de vehículos mediante el uso de dichas pinturas.

Etapas de un proyecto

Cualquier proyecto tiene un principio y un fin, este último puede ser por haber alcanzado el objetivo inicial o uno similar o puede ser debido por la cancelación del proyecto como causa de una falta de recursos económicos, humanos, técnicos u otros que hagan no viable el proyecto original.

Podemos dividir cualquier proyecto en 3 fases o etapas claramente diferenciadas entre si:

• Creativa - en esta fase se desarrolla la idea inicial del proyecto, así mismo se define el alcance y se realiza los estudios técnicos y económicos que comprueben la vialidad del proyecto, una vez comprobado la viabilidad se realiza el anteproyecto y el diseño del mismo especificando los requisitos técnicos del proyecto, el presupuesto dotado, las necesidades humanas y técnicas, los medios materiales, el alcance... por otro lado en esta etapa se define la planificación del proyecto que engloba todas las actividades o tareas necesarias que se han de ejecutar para transformar la idea inicial del proyecto en un bien físico y material o en un servicio.

• Construcción - en esta fase se desarrolla, fabrica o construye físicamente el proyecto que se ha definido en la etapa creativa anterior, en esta fase es de vital importancia hacer una seguimiento exhaustivo a la planificación del proyecto con el objetivo de asegurar el coste, plazo, viabilidad y requisitos especificados.

• Explotación - Una vez finalizada la etapa de construcción y en función de la tipología del proyecto el bien o servicio creado puede necesitar de una distribución que permita consumir o utilizar el bien o servicio así como un correcta gestión y retirada del producto, por ejemplo una vez finalizado la construcción de un edificio de oficinas generalmente un departamento específico u empresa se encarga de alquilar o vender las oficinas creadas, así mismo durante la vida del edificio existirá un mantenimiento que permita asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones que dispone el edificio.

En cada una de estas etapas la figura del Project Management es clave para un correcto y exitoso desarrollo del proyecto.

Project Management

Tal y como hemos citado anteriormente el desarrollo de un proyecto está afectado por múltiples factores que pueden impactar en la viabilidad, coste, plazo y calidad del proyecto, así mismo cualquier proyecto está comprendido de una serie de actividades secuenciadas las cuales requieren gestionarlas, planificarlas y monitorizarlas.

El Project Management o gestor del proyecto es la persona que se encarga de velar por el correcto funcionamiento y desarrollo del proyecto, con el objetivo de asegurar la viabilidad, coste, plazo y calidad del mismo, para ello el Project Management ha de ser una persona que posea dotes de liderazgo, comunicación, motivación, negociación, resolución de problemas, capacidad de persuasión, organización, dirección técnica y correcta toma de decisión ante las situaciones y dificultades que puedan presentarse a lo largo de todas las fases del desarrollo, ejecución y explotación del proyecto.

Podemos resumir que la figura del Project Management dirige y gestiona el proyecto con la finalidad principal de asegurar y/ o mejorar el presupuesto, plazo, calidad y viabilidad del proyecto.

Dirigir un proyecto es fijar estrategias y objetivos, tomar decisiones, impartir instrucciones, coordinar personas, liderar grupos así como asumir compromisos y responsabilidades.

Gestionar un proyecto es definir tareas, prever necesidades humanas y materiales, organizar los medios disponibles, programar los trabajos, asignar recursos, ejecutar y transmitir ordenes recibidas, supervisar su cumplimiento y adoptar las medidas correctoras necesarias.

Planificación del proyecto

Cualquier proyecto está formado de una serie de actividades que se desarrollan o se ejecutan de manera paralela o secuencial, para un correcto desarrollo del mismo es necesario analizar y ordenar cada una de estas actividades con el objetivo de poder planificarlas de tal forma que se aseguren el plazo, coste, calidad y viabilidad del proyecto.

La planificación del proyecto es la herramienta por el cual el Project Management puede dirigir y gestionar, la planificación es la piedra angular del proyecto, sin una planificación no conoceríamos los recursos que necesitamos ni las actividades que tenemos que desarrollar en cualquier momento, sin una planificación no podríamos tomar las acciones necesarias que reconduzcan el correcto desarrollo del mismo, sin una planificación tendríamos una alta tasa de probabilidad de fracaso del proyecto.

Para un correcto análisis y secuenciación óptima de todas las actividades que comprende un proyecto se han desarrollado diversas técnicas y herramientas que permiten la generación de una sólida planificación siendo esta la base para correcta gestión y dirección del proyecto.

Actualmente existen diversas técnicas y herramientas que permiten un correcto análisis, optimización y planificación de proyectos, como por ejemplo la generación de diagramas de Gantt o diagramas de barras, los diagramas PERT y CPM o el método de la Cadena Crítica.

El desarrollo e implantación de estas técnicas de planificación y gestión de proyectos ha permitido reducir enormemente los costes asociados al desarrollo de cualquier proyecto así como mejorar los plazos y calidad del proyecto.

Gracias al desarrollo de sistemas informáticos hoy en día disponemos de software específico para la gestión de proyectos los cuales realizan los cálculos de los algoritmos especificados en cada una de las técnicas citadas anteriormente en cuestión de milisegundos, permitiendo disponer en todo momento de la información necesaria para una correcta gestión y dirección de cualquier proyecto.

Microsoft Project , Concerto, PRINCE2 o Planner son ejemplos entre otros de software utilizado para la gestión y dirección de proyectos.

Ahora que ya conoces lo que es un proyecto, ¿sabias que el desarrollo del proyecto ITER tendrá un coste asociado de unos 16.000 millones de Euros?, el éxito de ITER será la clave para la generación de energía mediante fusión nuclear a escala mundial de manera ilimitada, barata, limpia y segura.