Diagrama de flujo - Explicación y definición de un diagrama de flujo

¿Qué es un diagrama de flujo?

El diagrama de flujo se define como la representación gráfica mediante el uso de símbolos del funcionamiento y estructura de un proceso o sistema cualquiera, mediante la utilización de estos símbolos podemos identificar de manera fácil, clara y sencilla todas las fases y actividades del proceso así como la relaciones existentes entre ellas.

El diagrama de flujo también conocido como flujograma es la representación gráfica de la secuencia de pasos o actividades que se realizan dentro de un proceso, un diagrama de flujo subdivide el proceso hasta un grado de complejidad que hace que resulte más sencillo comprobar cómo se realiza cada paso y quien lo ejecuta ayudando a identificar potenciales problemas o áreas de mejora. Mediante esta herramienta se puede determinar quién realiza una determinada fase, actividad o tarea, el orden y la secuencia en que debe realizarse, etc.

Por lo tanto el diagrama de flujo muestra una visión global de los procesos y/o sistemas, las interrelaciones que existen entre las diferentes fases así como la secuencia y orden que conllevan.

El diagrama de flujo es considerado como el diagrama más simple y explícito para la representación de procesos y/o sistemas empleándose básicamente para:

• Describir gráficamente las actividades de los procesos con la finalidad de disponer de una visión global y detallada.

• Identificar puntos débiles o problemas en un proceso existente como cuellos de botellas, saturaciones...

• Reconocer las causas potenciales de un problema.

• Identificar posibles mejoras que optimicen el proceso.

• Determinar el itinerario o recorrido que sigue un producto o servicio.

• Identificar donde y cuando establecer controles e indicadores.

• Identificar clientes internos y externos.

• Ayuda al diseño de un nuevo proceso o tarea.

• Ayuda al diseño e implantación de un lay out.

• Ampliamente utilizados en los procesos de resolución de problemas y de mejora continua de la calidad.

Símbolos utilizados en un diagrama de flujo

Una de las principales ventajas que presenta el uso de los diagramas de flujo es la utilización de símbolos estandarizados los cuales proporcionan un lenguaje común y fácilmente reconocible a todas las personas involucradas en el proceso. A continuación se muestra una lista de símbolos utilizados durante la elaboración de los diagramas de flujo.

Creación de un diagrama de flujo

Para realizar correctamente un diagrama de flujo es necesario realizar las siguientes pautas:

1. Determinar los objetivos que se pretenden alcanzar con el diagrama de flujo así como el nivel de detalle con el que se realizará.

2. Delimitar donde empieza y acaba el proceso a representar estableciendo los límites, el diagrama de flujo puede ser general con pocas actividades o por lo contrario puede ser muy detallado incluyendo muchas actividades del proceso.

3. Establecer las actividades o fases que constituyen el proceso listando todas las actividades que lo componen empezando y finalizando con los límites del proceso identificados en el punto anterior, tras ello es necesario depurar la lista de modo que al final obtengamos toda la secuencia de actividades del proceso actualizado. Solo existirá una salida por cada fase excepto en aquellas fases donde se requiera una decisión (símbolo de rombo) en el que se colocará una pregunta cuya respuesta será "si" o "no" indicando de esta manera que el flujo del proceso puede tomar dos direcciones diferentes.

4. Realizar la representación gráfica a través de los símbolos adecuados indicados anteriormente para describir las distintas actividades del proceso, una vez finalizado la representación deberá analizarse el diagrama de flujo por si debemos realizar alguna mejora o modificación.

Hoy en día y gracias a los avances en el campo de la informática disponemos de software específicos que nos ayudan a realizar rápida, fácil y cómodamente cualquier diagrama de flujo, por otro lado la mayoría de las suites ofimáticas como Office, iWork o Google Docs incluyen módulos dentro de los propios procesadores de texto y hojas de cálculo que permiten la edición y creación de diagramas de flujo.