Contabilidad - Explicación y definición de la contabilidad.

¿Qué es la contabilidad?.

La contabilidad es la ciencia que se ocupa de identificar, registrar, analizar, resumir y comunicar periódicamente los datos económicos que acontecen en cualquier entidad, empresa u organización con la finalidad de conocer la situación económica así como medio y herramienta de ayuda para la correcta toma de decisiones que permitan alcanzar y maximizar los objetivos propuestos.

La contabilidad es una ciencia que hace uso de las matemáticas y la estadística para desarrollar una serie de técnicas y metodologías que buscan comprender y analizar cómo se comporta la organización o empresa desde un punto de vista económico, dicho análisis y comprensión ayuda a tomar las decisiones correctas para el buen funcionamiento del negocio, así como su planificación y control.

El origen de la contabilidad se remonta a los inicios del ser humano cuando nuestros ancestros se ven obligados a llevar registros y controles de sus propiedades y transacciones porque su memoria no era suficiente para guardar toda la información. Los primeros registros contables conservados en tablillas de barro datan de la antigua civilización Mesopotámica hace más de 6.000 años, por otro lado existen registros de auditorías contables realizadas en la época del antiguo Egipto.

Es indiscutible que cualquier hogar necesita conocer los ingresos y gastos que se producen con la finalidad de programar futuras compras o pagos que hacer frente, sin un control económico seguramente se agotarían los recursos económicos generando problemas de adquisición de comida, ropa o el pago de la factura de la luz. Así mismo los mandos, gerentes o directores de cualquier empresa u organización requiere de los análisis contables para conocer la marcha de su negocio y poder tomar las decisiones adecuadas para la correcta gestión de la misma, por otro lado agentes externos a la empresa como bancos o los accionistas necesitan conocer periódicamente un resumen en cifras de la marcha económica del negocio.

¿Cuál es el precio mínimo de un producto y/o servicio?, ¿cuánto dinero necesito para emprender un negocio?, ¿cuánto dinero puede invertir durante este año?, ¿qué impuestos he de pagar?, estas y otras preguntas son respondidas mediante la ciencia de la contabilidad.

Tipos de contabilidad - Clasificación de la contabilidad

Desde el punto de vista de la circulación de los recursos económicos podemos clasificar la contabilidad en 2 grandes familias:

• Contabilidad Externa

• Contabilidad Interna

La contabilidad Externa, se ocupa del estudio de todas las transacciones económicas que ocurren con el exterior de la empresa u organización, mediante la contabilidad externa podemos conocer entre otros la situación económica de la empresa permitiendo saber si es capaz de afrontar los pagos con sus suministradores y accionistas o conocer la rentabilidad y viabilidad del negocio entre otros.

La contabilidad Interna, se ocupa del estudio de todas las transacciones económicas que ocurren internamente en la empresa, gracias a esta disciplina se calculan los costes de fabricación de un producto determinado el cual permite la correcta toma de decisión sobre cuestiones como la fabricación o eliminación de un producto, la subcontratación de ciertos procesos, la fijación de precios …

Por otro lado desde el punto de vista del usuario final al cual se destina la información económica obtenida podemos clasificar la contabilidad en:

• Contabilidad Financiera

• Contabilidad Directiva

La contabilidad Financiera tiene como objetivo brindar la información necesaria a ciertos agentes externos a la organización periódicamente, agentes como los bancos, accionistas, clientes, proveedores, analistas financieros o la propia Administración pública. Las técnicas y métodos utilizados en la contabilidad Financiera están regulados bajo normativas obligatorias a aplicar con el fin de que la información económica obtenida sea comparable y comprensible por todos los usuarios independientemente de su situación geográfica.

La cuenta de pérdidas y ganancias, el balance, la memoria contable o el flujo de caja son informes económicos desarrollados mediante la contabilidad Financiera.

Por otro lado se encuentra la contabilidad Directiva o de gestión cuyo objetivo es aportar información económica a los gerentes, directivos y diversos mandos de la organización ayudándoles a tomar las decisiones correctas sobre la marcha y gestión del negocio así como facilitar la planificación y control de la misma. A diferencia de la Financiera la contabilidad de gestión no está regulada bajo ninguna normativa siendo flexible en los métodos y técnicas que se aplican para su cálculo.

Las técnicas empleadas para conocer los costes de los inventarios, la valoración de los centros de costes así como el cálculo de los costes por actividad o por procesos, la generación de indicadores como la rentabilidad, productividad, tesorería o el ratio de endeudamiento pertenecen a esta rama de la contabilidad.

Software para la contabilidad

Antes de la revolución informática los contables de las empresas registraban manualmente montañas de datos en libros de contabilidad almacenados en sus armarios, comprobando constantemente la solidez de los datos y cálculos resultando una labor extremadamente lenta y tediosa en la que cualquier error de cálculo daba como resultado la pérdida de horas e incluso días o meses de intenso trabajo.

Gracias a la desarrollo de la computación y la informática hoy en día disponemos de sistemas contables totalmente automatizados que recogen y rastrean las transacciones económicas en cuestión de milisegundos, ello ha permitido una reducción colosal del tiempo necesario para la generación de los informes financieros, mejorando la eficiencia y la precisión de la información generada.

Estos sistemas contables permiten gestionar cantidades ingentes de datos económicos con una escasa plantilla de contables, por otro lado estos sistemas están dotados de algoritmos de control que continuamente están revisando y balanceando los estados contables de la empresa u organización.

Desde complejos y flexibles módulos de contabilidad que se enlazan con el sistema ERP de la organización como SAP hasta simples hojas de cálculo desarrolladas en Excel la informática ha revolucionado la contabilidad de las empresas y organizaciones del planeta.

Podemos datar el origen de la computación contable en el año 1959 cuando la compañía IBM desarrolló el primer sistema informático de recolección, almacenamiento y generación de informes orientado a los negocios conocido como IBM 9pac, este software marcó un hito en la historia de la contabilidad.

El desarrollo de la hojas de cálculo electrónicas a finales de 1978 así como los avances en lenguajes de programación de las bases de datos ayudaron a contables y financieros de todos el mundo mejorar los cálculos, análisis y controles relativos a la contabilidad de la empresa.

Actualmente disponemos de software especializado en sistemas de contabilidad que automatizan los trabajos contables permitiendo compartir la información con cualquier usuario que tenga permiso a través de los ordenadores, tabletas o smartphones, conociendo en todo momento una información contable actualizada y fiable de nuestra empresa o negocio.

Ahora que ya sabes lo que es la contabilidad, ¿sabías que en las tumbas de los faraones egipcios se han encontrado papiros donde recogían la contabilidad del coste en mano de obra y materiales que habían empleado en las construcciones que realizaron durante su reinado? Sin duda la contabilidad para los antiguos faraones egipcios era de vital importancia.